Gestão Administrativa

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A Coordenadoria Administrativa que tem por finalidade legal coordenar em consonância com os princípios e normas estabelecidas, a execução da política administrativa, a fim de atender às necessidades da Secretaria, em estreita articulação com a Diretoria Geral de Logística e Patrimônio da SEMGE, e principalmente, desenvolver as atividades de materiais e patrimônio, de comunicação e documentação e de serviços gerais previstas no Sistema Municipal de Gestão.

Coordenador
Cláudio Cardoso

Subcoordenador Administrativo
Teresa Cristina Moreira

Subcoordenador de Contratos e Convênios
Jackson Cardozo de Souza Neto

Subcoodenadora de Suprimentos
Ana Cláudia Santos

Subcoordenador de Materiais e Bens Patrimoniais da Saúde
Adriano Leal

Subcoordenadora de Logística
Rosimeire Oliveira Bahiense

Subcoordenação Administrativa

A) Pelo Setor de Atendimento e Documentação:

Tem por finalidade legal recepcionar e atender servidores e visitantes, presencialmente ou por telefone, assim como orientar o público com base nas normas legais, fornecer  informações sobre as unidades e serviços prestados pela Secretaria e realizar os encaminhamentos devidos; receber, distribuir e controlar a correspondência da Secretaria;  promover a formação de processos administrativos; proceder à recepção, análise, registro e controle da tramitação de processos e outros documentos, assim como, informar resultados dos processos específicos aos interessados e sua tramitação; identificar e mapear oportunidades de melhoria do atendimento prestado pela Secretaria; articular-se com unidades, Órgãos e Entidades da PMS para viabilizar o processo de atendimento e a resolução das demandas; promover a organização e manutenção do arquivo de documentos da Secretaria.

B) Pelo Setor de Serviços Gerais:

Tem por finalidade legal cumprir normas e instruções para a administração dos serviços gerais; coordenar, executar e controlar os serviços de transporte, reprografia, portaria, telefonia, zeladoria, vigilância, limpeza e serviços de copa da Secretaria; ordenar o fluxo de acesso de veículos à Secretaria; coordenar, executar e controlar os serviços de manutenção, reparos e conservação dos prédios, equipamentos e instalações da Secretaria.

Subcoordenação de Contratos e Convênios

A) Pelo Setor de Controle de Serviços:

Tem por finalidade legal controlar e acompanhar o cumprimento dos contratos de manutenção dos equipamentos, prestação de serviços, fornecimento de mão de obra, reforma, ampliação ou construção da Secretaria; elaborar fluxo de processos de petição e pagamento da Secretaria em articulação com setores envolvidos; articular-se com unidades, Órgãos e Entidades da PMS para viabilizar o processo de atendimento e a resolução das demandas; analisar e adequar os processos de aquisição de materiais e serviços quanto à composição das informações necessárias e à sua formulação legal; distribuir e controlar os processos de aquisição de materiais e contratação de serviços em função das modalidades licitatórias; controlar e consolidar a documentação pertinente à prestação de contas dos convênios de cooperação técnico financeiro; organizar e manter cadastro de convênios acompanhando sua execução no que se refere à cláusulas de obrigações financeiras, informando à Coordenadoria ocorrências pertinentes; controlar e acompanhar os processos de pagamento dos contratos e convênios da Secretaria; manter atualizado o sistema de gerenciamento de convênios do Ministério da Saúde em articulação com áreas técnicas, órgãos da PMS e demais entidades envolvidas; controlar e acompanhar os contratos e convênios de acordo com os dispositivos legais e contratuais; elaborar relatórios gerenciais sobre o processo de gestão contratos e convênios.

Subcoordenação de Suprimentos

Tem por finalidade legal recepcionar e atender as necessidades dos fornecedores e demais interessados em relação as informações e aquisição de documentos para as licitações e para o cadastro de fornecedores da SMS; fomentar a participação dos fornecedores nas licitações e contratações públicas da SMS, para incremento da competitividade; aperfeiçoar as especificações dos materiais, sugerindo alterações e/ou propondo alternativas face a  realidade do mercado; planejar e realizar pesquisas de mercado para alimentação do sistema de banco de preços e renovações contratuais; diligenciar a emissão de nota de empenho gerada pela Autorização de Fornecimento de Materiais; administrar e aprovar os aspectos gerenciais e dos termos de compromisso de fornecimento e seus aditivos de tempo, quantidades e marcas;  promover a revisão de preços dos itens de registro preços, envolvendo as análises inerentes ao equilíbrio econômicofinanceiro dos contratos; elaborar o cronograma de aquisição de material e suas alterações, bem como organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores e o catálogo de especificações do material de uso comum;  articular-se com unidades, Órgãos e Entidades da PMS para viabilizar o processo de  atendimento e a resolução das demandas.

Subcoordenação de Materiais e Bens Patrimoniais da Saúde

 A) Pelo Setor de Controle de Materiais:

Tem por finalidade legal planejar e executar o controle dos bens patrimoniais móveis sistêmicos e específicos de saúde da SMS; elaborar o cronograma de aquisição de material e suas alterações, bem como organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores e o catálogo de especificações do material de uso comum; avaliar as requisições de material, oriundas das unidades da Secretaria; preparar o expediente necessário à aquisição de bens, de acordo com a legislação pertinente; elaborar balancetes mensais e balanço anual de materiais, bem como promover inventários periódicos dos bens patrimoniais móveis de saúde da Secretaria, verificando suas condições de uso e conservação; programar, executar e controlar a distribuição dos materiais na rede da Secretaria; aperfeiçoar as especificações dos materiais, sugerindo alterações e/ou propondo alternativas frente a realidade do mercado;  elaborar fluxo, padronização e procedimentos para requisição e distribuição de bens patrimoniais pelas unidades de Secretária.

 B) Pelo Setor de Controle de Patrimônio:

Tem por finalidade legal efetuar o cadastramento, tombamento e controle da utilização dos bens patrimoniais móveis sistêmicos e específicos de saúde da SMS;  atender as requisições de mobiliários e equipamentos, oriundas das unidades da Secretaria, após validação pela área técnica competente; preparar o expediente necessário à aquisição de bens, de acordo com a legislação pertinente; receber, conferir, registrar, organizar e armazenar o material adquirido, efetuando o controle físico-financeiro dos materiais estocados; manter atualizado o cadastro de bens patrimoniais da Secretaria; elaborar balancetes mensais e balanço anual de materiais, bem como promover inventários periódicos dos bens patrimoniais móveis sistêmicos e  específicos de saúde da Secretaria, verificando suas condições de uso e conservação.

Subcoordenação de Infraestrutura

Tem por finalidade legal  elaborar os projetos de investimento da Secretaria que envolvam construção, reforma ou ampliação de Unidades de Saúde e outros equipamentos relacionados à saúde; controlar e acompanhar os processos licitatórios de obras, reforma ou ampliação da Secretaria; supervisionar a execução dos contratos de construção, reforma ou ampliação de unidades de saúde; elaborar os projetos de manutenção predial das unidades públicas de saúde, distritos sanitários e da Secretaria;  elaborar memorial descritivos e planilha de custo dos projetos de engenharia e arquitetura da Secretaria; atender as requisições de serviços oriundas da unidades de saúde e da Secretaria, conforme objeto contratado; articular-se com a vigilância sanitária municipal no processo validação dos projetos da Secretaria;  estabelecer e fazer cumprir normas, legislação pertinente e instruções quanto à fluxo, especificação de material e memorial descritivo dos projetos da Secretaria; articular-se com unidades, áreas técnicas, Órgãos de PMS e Instituições afins, para viabilizar o atendimento e a resolução das demandas; elaborar e acompanhar o cronograma de manutenção preventiva de materiais permanente com emissão de relatório técnico, quando da corretiva; controlar e acompanhar o cronograma de receita e desembolso dos entes públicos envolvidos nos projetos; supervisionar a execução dos contratos de manutenção e articula-se com área técnica responsável; manter atualizado o banco de dados dos sistemas de gestão de projetos.

Subcoordenação de Logística

Tem por finalidade legal coordenar e monitorar o processo de aquisição, armazenamento e distribuição de materiais e insumos para a rede de saúde municipal; coordenar, organizar e estruturar as atividades relacionadas ao controle e suprimento de materiais e do patrimônio público; assessorar os Distritos Sanitários e as unidades de saúde na elaboração e/ou retificação de suas programação de consumo; estabelecer e fazer cumprir normas, procedimentos e instruções quanto à identificação, utilização, manutenção e controle da frota própria e de veículos leves locados a SMS; elaborar e manter o cadastro de veículos próprios e locados da SMS; fixar critérios para o dimensionamento da frota da SMS elaborando estudos e propondo medidas que visem à racionalização e otimização do seu uso; providenciar o licenciamento dos veículos próprios e acompanhar a regularização dos veículos locados, interagindo junto aos órgãos competentes quanto aos laudos periciais, bem como ocorrências relativas a acidentes envolvendo veículos da frota própria e/ou veículos locados à SMS;  administrar os veículos, objeto de contratos de locação; levantar o custo da frota de veículos, visando subsidiar na análise dos pedidos de locação; promover e controlar o abastecimento da frota municipal de veículos da SMS, observando as cotas e cronogramas estabelecidos;  elaborar relatórios gerenciais de consumo de combustíveis; emitir relatórios gerenciais sobre abastecimento e controle de utilização de veículos.

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